Règles de fonctionnement

Le “CEA • Le Club” (ci après “Le Club”) est une des structures de l’Association “Le Cercle d’Éthique des Affaires” (ci après “CEA”), plus particulièrement chargée de constituer et d’animer le réseau des professionnels en activité dans le domaine de l’éthique des affaires, de la déontologie et de la conformité au sein des entreprises membres du CEA.

Le Club participe, à ce titre, à l’un des objectifs du CEA qui « a pour finalité d’être un lieu de réflexion, de proposition et de promotion de l’éthique des entreprises (...) [et de rassembler à ce titre] les professionnels en charge de ces questions dans les entreprises (...) ».

Le présent document précise certains points de ses missions et de son fonctionnement. Il rappelle les obligations faites à ses membres.

Rattachement
Le Club est partie intégrante du CEA.

A ce titre, ses actions et décisions s’inscrivent dans les objectifs du CEA et sont encadrés par ses statuts.

La gestion et le fonctionnement du Club sont sous la responsabilité de deux professionnels en fonction dans des entreprises, assistés d’un comité spécifique.

Objectifs (missions)
Offrir une structure spécifique d’accueil et de réflexion

Réserver aux seuls professionnels opérationnels de l’éthique et de la conformité dont les entreprises sont membres du CEA.

Aider plus particulièrement ces professionnels à exercer leur métier plus efficacement et en meilleure connaissance de cause. Le Club est en priorité une source d’information et de réflexion sur tous les aspects de leurs “métiers”. Il aborde dans ce cadre toute thématique concrète requise pour la mise en place, le développement et la pratique des politiques éthiques et/ou de conformité. 

Tout membre du Club bénéficie de ces informations et références via :

  • une information dédiée et privilégiée sur les métiers liés à l’éthique et à la conformité et aux thématiques qui en découlent
  • des événements organisés pour permettre échanges et dialogues sur ces thèmes

Tout membre du Club a accès à un réseau identifié, bénéficie ainsi d’une référence d’appartenance et d’identification vis à vis de ses pairs étrangers. 

Composition / Accession
Le Club ne comprend que des responsables opérationnels dans le domaine de l’éthique et/ou de la conformité.

Tout membre du Club doit satisfaire aux conditions suivantes :

  • Etre un responsable à temps plein en charge de l’éthique et/ou de la conformité, que cette responsabilité soit exercée au niveau de la société mère ou du groupe ou d’une filiale, d’un établissement ou d’un métier de l’entreprise
  • Avoir formellement accepté à titre personnel les règles de fonctionnement du Club
  • Avoir son Entreprise membre du CEA, à jour de ses cotisations

L’accès au Club est acquis (et gratuit) pour tout représentant d’entreprise remplissant bien les trois critères cités ci-dessus.

Toute candidature de responsable éthique ou de conformité d’une entreprise, autre que le représentant de l’entreprise au CEA, doit être parrainée par celui-ci, qui s’assure que les conditions requises sont bien remplies. Elle est acceptée sous réserve de l’agrément du bureau du CEA et du paiement d’une cotisation spécifique annuelle.

Les membres ne peuvent se faire représenter.

Durée d'appartenance / Départ / Révocation
Chaque membre est membre du Club tant que sa fonction le justifie.

Tout membre quittant ses fonctions de responsable dans les domaines de l’éthique et/ou de la conformité perd son appartenance au Club ; Il en est de même si l’entreprise employant le responsable cesse d’être membre du CEA.

En cas de manquement à l’éthique ou de toute situation de fait considérée comme incompatible avec son appartenance au Club, la révocation d’un des membres du Club peut être décidée par décision unanime du Bureau du CEA sur proposition justifiée des responsables du Club.

Confidentialité
L’essence même du fonctionnement du Club repose sur la capacité de ses membres à discuter et échanger sur leurs expériences professionnelles dans la plus stricte confidentialité et dans la confiance.

Accepter les règles de fonctionnement du Club engage donc chacun de ses membres à observer la plus stricte confidentialité quant aux informations auxquelles il aurait pu accéder de par son appartenance au Club et ce sans limitation de temps (certaines réunions du Club pourront être placées sous les règles de Chatham House, autorisant à reprendre la nature de l’information tout en conservant strictement confidentiel la source de l’information).

Services rendus aux Membres
Le Club prévoit la mise en place progressive de sept services offerts à ses membres :

Dans la ligne des objectifs (missions) précités :

1. Accès à une réflexion “métier” dédiée

Dans les préoccupations et sujets abordés au sein du Club, la “fonction” de Responsable Éthique et/ou de Conformité sera particulièrement abordée, tant sous l’angle de l’organisation (indépendance, liens hiérarchiques, moyens associés) que statutaire (rôle et responsabilité juridique, droits et obligations, évolutions de la fonction...).

Tout membre du Club doit ainsi trouver les éléments de défense et de promotion de ses actions via une meilleure appréhension de son “métier” qui doit être reconnu comme un des métiers stratégiques dans l’entreprise.

2. Accès à un réseau de professionnels

Via une base de données des professionnels éthique/compliance opérationnels basés ou exerçant leur activité en France (étendue ultérieurement dans le domaine francophone) à laquelle seuls les membres pourront avoir accès.

Le Club facilitera en particulier les contacts spécifiques correspondant à une problématique donnée et la rencontre des membres concernés.

3. Accès à une information dédiée

Notamment par un envoi, direct et personnalisé, de toute information les concernant dans les domaines de leur profession.

4. Elaboration et accès à des prises de positions de référence

Les membres du Club seront informés de la rédaction des prises de positions que le CEA pourrait être amené à prendre sur de grandes thématiques de l’éthique ou de la conformité. Ils seront les premiers destinataires de telles publications et surtout ils pourront être à l’origine de ces prises de positions.

5. Accès à des événements dédiés

Le Club prévoit d’animer trois classes d’événements :

Quatre à cinq réunions annuelles de professionnels (dîners et/ou petits déjeuners) sur la base d’une liste de thèmes prioritaires à établir et présentés chaque fois par un expert ouvrant puis animant le débat ; la moitié du temps devant être consacrée à des restitutions et échanges entres membres.

Un séminaire annuel d’une journée et demi, orienté sur des thèmes actuels spécifiques - nouvelles lois, réglementations, présentations autres dispositifs, etc. - et qui sera aussi l’occasion de faire
“le bilan” de l’année pour la profession.

La rencontre annuelle des membres du Club avec leurs homologues internationaux par le biais de l’European Businesss Ethics Forum (organisée par le CEA en collaboration avec l’ECOA, l’IBE et l’EBEN).

6. Accès à une formation privilégiée

Pour ce faire, Le Club s’appuiera sur les programmes de formations éthiques ou de conformité proposés par le CEA, dont certains modules seront spécifiquement destinés aux membres du Club.

7. Assistance / Accès à des boites à outils “Éthique“ et “Conformité”

Pour les membres recherchant des informations ou des guides génériques sur les grands processus éthiques, Le Club prévoit, à terme, de proposer des fiches génériques sur les grands domaines de la mise en place et du fonctionnement des fonctions d’éthique ou de conformité dans l’entreprise ; il fournira également des conseils personnalisés sans que de tels conseils puissent s’apparenter à une démarche commerciale.

Attitude vis-à-vis du Club et de ses Membres
Le Club attend de ses membres une attitude alliant responsabilité, confidentialité, loyauté et partage.

Indispensable pour la bonne entente entre ses membres et l’atteinte de ses objectifs (missions).

Chaque membre se doit notamment d’enrichir la communauté de son expérience et de ses réflexions en la matière. À ce titre, il est attendu qu’il participe, autant que faire se peut, aux activités du Club.

Tout membre s’engage également à fournir l’information de base le concernant requise pour gérer l’annuaire du réseau et à être ouvert à rencontrer d’autres membres du Club suite à motivation professionnelle relevant de son domaine.

Tout membre, enfin, s'interdit toute démarche commerciale vis à vis d'autres membres dans le cadre de rencontres ou de contacts initiés par Le Club.

Bilan CEA
Un compte rendu d’activité annuel est établi et adressé au Bureau du CEA.

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